Referat, november 2019

Til stede: Per Enggaard, Eddie Sørensen, Martin Lauridsen, Birgit Jelle, Lis Siggaard, Kathy Yeoman, Helene Hansen og frivilligkoordinator, Pernille Dernburg samt Erik Hausted, Ikast-Brande Kommunes forsikringskonsulent.

1. Godkendelse af referat fra 10.10.19
   
   
   
2. Godkendelse af dagsorden
   
   
   
3. Arrangementer:
   • 26/11 Juletur
   • 30/11 Julesalgsdag
   • 30/11 Julebanko
   • 05/12 Julefrokost på Motorvejen
   • 06/12 til 05/01 juleferie
   • 06/01 Nytårskur
     
     
4. Forsikringer
   • Erik Hausted, Ikast-Brande Kommunes forsikringskonsulent kom og fortalte lidt omkring nødvendige forsikringer for foreninger og for Huset.
   • I 2017 fik vi på årsmødet for alle Aktivitetshusene i Ikast Brande Kommune at vide, at vi nu – endeligt - blev omfattet af Kommunens frivillig forsikring. Desværre dækker den ikke i alle situationer og vi er, som forening, forpligtet til at have vores egen ansvarsforsikring.
     Kathy undersøger hvad ansvarsforsikringen koster hos de forskellige forsikringsselskaber.
   • Vedrørende de ting vi har købt til Aktivitetshuset dækker kommunen de skader, der normalt hører under en forsikring. Vi har en selvrisiko på 5.000, -Det dækkes der: Brand, Vandskade og Tyveri ved indbrud. Når Kongefløjens hoveddør står åben for aften arrangementer, gælder forsikringen ikke, hvis vores døre er åbne. Det betyder, at vi skal være meget opmærksomme på at sidste mand låser døren.
     
     
5. Opfølgning
   • Pernille skulle se på, om vi må sælge nye medlemskort før årsskiftet? Kathy har læst vores vedtægter grundigt igennem og der står ikke noget om datoen for salg af medlemskort.
   • Selve opslaget til kontaktpersonermødet blev forsinket, fordi Kathy har for meget at se til. Datoen har været kendt siden august. Da vi diskuterede emner på sidste rådsmøde, var der ikke emner fra rådets side. Men efterfølgende dukkede problematikken om vores manglende forsikring op og det snakkede vi om.
     Der blev spurgt ind til kafferegnskabet og Eddie forventer at det balancerer, men det er først, når året er gået, at vi kan se de nøjagtige tal.
     Kathy foreslog en ny rådssammensætning, så de forskellige områder i huset bliver repræsenteret.
   • Lis og Kathy har gennemgået medlemslisten og Kathy er ved at opdatere og forberede den til 2020.
     
     
6. Bordet rundt
   Kathy:
   • Billetterne til julefrokosten blev revet væk. I år er vi flere, der står for julefrokosten. 😊
   • Forberedelserne til julemarkedet går godt. De forrige år har der været opslag om hjælpere og sidste år var det en kæmpe tavle i forhallen. Det gav ingen hjælpere. I år er de forskellige aktivitetsområder udlagt til tovholderne, som selv har fundet deres hjælpere. Der er også lagt hjælp-søges sedler ud på bordene.
   • Vi lukker ned for Huset den 6. december og lukker op med Nytårskuren den 6. januar 2020. Som altid, er det muligt at bruge Huset i ferien. Men opvaskeholdene har ferie.
     Den lille opvaskemaskine kan altid bruges.
   • Foredraget med Kurt Kom Forbi gik godt og vi har fået en mail fra både Kurt og AOF, hvor de takkede for den fine behandling. Der var 20 gæster. Jørgen og Hanna dækkede bord og vi andre sørgede for opvasken efterfølgende. Kathy tog imod og sørgede for at de kom godt i gang og fra igen, men kunne desværre ikke deltage i selve foredraget, da hun stod på hovedet i en syg kopimaskine.
     Vi har aftalt med AOF, at vil samarbejde om et til arrangement i foråret.
   • Vores budgetterede nøgletal for 2019 ser ud til at holde stik.
   • Porcelænsholdet torsdag er vokset til 6 personer.
   • Vores lille pergamanohold er stoppet pga. sygdom.
   • Der er kommet et nyt malerhold. Så nu kan vi tilbyde kunstmaling 2 dage om ugen.
   • Der har været en forespørgsel på køkkenet til et nyt madhold.
   • Der er ved at blive etableret et nyt træningshold.
     
     Eddie:
   • I år er der allerede indgået MobilePay overførsler for 30.000, - så det må konstateres, at det var en god idé at indføre.
   • Der bliver aflæst status på kopimaskinen fast hver måned for at følge forbruget.
     
     Pernille:
   • Ældresagen vil booke Multisalen for suppeaftener første halvår 2020 hvilket også indebærer brug af køkkenet. En af aftenerne er en tirsdag.
     Tirsdag aftener er +60 madlavningsholdet i køkkenet og skal ikke forstyrres, hvilket Ældresagen tidligere er blevet informeret om og som stadig er gældende.
     
     
7. Ny lokalefordeling
   Der er stor mangel på lokaler som foreninger kan leje. Aktivitetshuset skal nu indgå i lokaleudlejningspuljen. Vi kan ikke få at vide, hvilke lokaler det drejer sig om eller i hvilken retning deres overvejelser går.
   Pernille vil oplyse deres beslutning på husrådsmødet den 9. december.
   Rådet holder et arbejdsmøde den 12. december kl. 10.00 og Kathy laver opslag om beslutningen og informerer på fb og nyhedsbrevet.
   
   
8. Ny Serviceniveaubeskrivelse
   • Pernille har opdateret serviceniveaubeskrivelsen. Uheldigvis var grundlaget forkert. Aktivitetsrådende gjorde opmærksom på fejlene på årsmødet i oktober. Pernille har nu udfærdiget en ny formulering ud fra det aktivitetsrådene diskuterede på årsmødet. Vi håber så, at den nye beskrivelse bliver godkendt af Sundheds – og omsorgsudvalget og gerne inden vores generalforsamling i januar.
     
     
9. Generalforsamling
   • Datoen for generalforsamlingen bliver torsdag den 30. januar kl. 13.30 i Multisalen.
     Ifølge vedtægterne skal vi holde vores generalforsamling i januar. Indkaldelsen med den endelige dagsorden skal varsles med mindst 14 dages ved opslag i Aktivitetshuset og på hjemmesiden.
   • Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være skriftligt begrundede og være Rådet i hænde senest 8 dage før.
   • På valg er:
     Formand, Kathy Yeoman
     Næstformand, Lis Siggaard
     Kasserer, Eddie Sørensen
     Suppleant Per Enggaard
     Suppleant Martin Lauridsen
     Revisor: Poul Jensen
     Revisor suppleant Inger Krogh
   • Efter husrådsmødet den 9. december vil Kathy tage stilling til et eventuelt genvalg. Her efter bliver generalforsamlingsindkaldelsen lavet og annonceret.
     
     
10. Salg af medlemskort
    • Det er nu muligt at købe medlemskort for 2020. Dog skal der, af hensyn til regnskabet, betales kontant. Det betyder, at salget ved nytårskuren ikke er nødvendigt.
    • Der bliver ikke solgt medlemskort i forhallen. Der går for meget spildtid på at sidde og vente. Lis og Kathy går i stedet rundt til grupperne den første uge.
      
      
11. Regnskab
    • Indestående i banken: 28.670, -
    • Bixen har solgt for: 1.245, - heraf er de 550 kr. betalt via MobilePay.
      
      
12. Eventuelt
    • Næste rådsmøde er mandag den 13. januar, kl. 14.00.
    • På rådsmødet den 10. februar deltager Margit Andersen.
      
      Referent: 
      Kathy

Aktivitetshuset Ikast - Kongefløjen, Kongevejen 62 - Ikast